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加强档案资料管理 提高商会建设水平

时间:2017-08-31 17:40:09 来源:新疆招商网 作者:驻疆(外)机构管理处打印本文

      为加强驻疆省级异地商会的工作联系和沟通,新疆省级异地商会秘书长、办公室主任20多人近日赴新疆安徽商会开展交流活动。这是省级异地商会多年来自发形成一种学习交流形式。

      这次交流活动,在各商会与会人员广泛交流的基础上,重点参观了新疆安徽商会办公室的内部设施设置、规范化管理、规章制度建设、档案资料归档管理等基础工作,其中:新疆安徽商会档案规范管理工作独具特色,亮点纷呈,对加强和提高省级异地商会档案管理工作水平具有现实借鉴和指导意义。
      新疆安徽商会副秘书长苏涛在介绍中深有感触地说,商会是一个社会团体,秘书处工作人员流动性大,变更频繁,加上社团组织的定期换届,往往会出现办公场地的变更。人员和办公场地的搬迁,势必影响到商会工作连续性和工作资料的混乱、丢失,为后续历史资料查阅及商会历史沿革的连续性带来了不便。
      从2014年开始,新疆安徽商会总结以往的经验教训,改善商会管理,从规章制度入手,完整搜集、汇总、整理工作资料,有效解决了日常工作中出现的问题。其主要做法是:一是从现存资料中,对以往的资料以时间顺序对能真实反映历史现实的最大限度的搜集整理归档;二是从2013年开始,对当年所有上级来文以及商会内部形成的文件资料分门别类进行整理(如上会资料分为:商会文件、商会行政会议、党支部建设、商会制度、会员资料、办公室工作人员资料等),形成对应的档案全引目录、索引目录,根据资料多少,分卷进行装订,次年元月份完成档案资料归类建档工作。三是注重平时对档案资料的搜集、归纳、整理工作,对每次活动都要形成一整套完整的资料(如请示报告、活动方案、活动通知、邀请函、签到表、工作报告、活动小结等)。日常工作中,根据资料来源分类存放于档案盒中,便于年底整理。四是建立办公室工作“备忘录”和“大事记”。“备忘录”将日常活动的通知、参加的人员在备忘录中进行记载,以做到事事、时时提醒,以免耽误工作;“大事记”将每次活动的事件按照“时间、地点、事件、原因、经过、结果”六要素记录在案,形成一套完整的商会年度活动纪实。
      通过实地参观,特别是听了苏涛副秘书的详细介绍,与会人员感触颇深,普遍认为新疆安徽商会档案管理工作的有益实践,使各兄弟商会受到启发,提升了大家做好档案工作的信心。
驻疆(外)机构管理处对驻疆省级异地商会的这种做法给予了充分肯定,通过商会间走访交流,实地考察,达到相互学习、取长补短,有利于不断提升商会自身建设和管理水平。今后将通过多种方式对异地商会工作亮点予以宣传推广,不断提高驻疆省级异地商会的基础和管理工作水平。
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